गूगल वर्कस्पेस क्या है?

६ ऑटोबर २०२० , यह वो दिन था जब पहली बार आपके सामने गूगल वर्कस्पेस लॉन्च किया गया। क्या आप जीमेल, शीट, डॉक्स, ड्राइव, स्लाइड्स, और आदि टूल्स इस्तमाल करते हैं ? अगर हाँ तो आप गूगल वर्कस्पेस के उपयोगकर्ता बन चुके हैं। इसकी बदौलत काफी कॉर्पोरेट की कर्मचारी अपना काम आसानी से कर सकते हैं। 

आइये विस्तार से जानते हैं कि Google Workspace kya hai? इसके फायदे, इतिहास और कब इस्तमाल करना उपयोगी रेहगा।

गूगल वर्कस्पेस क्या है? असल मतलब

गूगल वर्कस्पेस गूगल का एक आधिकारिक टूलकिट है जिसमें कैलेंडर, जीमेल, ड्राइव, डॉक्स, स्लाइड्स, मीट, कीप, फॉर्म, साइट्स, करंट्स और शीट्स शामिल हैं। गूगल वर्कस्पेस की टाइमलाइन २००६ से शुरू होती है जब Google.Inc. ने डोमेन के लिए Google ऍप्स लॉन्च किए हैं। फिर, प्रोडक्टिविटी आवश्यकताओं को स्थिर करने के लिए इसे ‘जी सूट’ के रूप में पुनः ब्रांडेड किया गया।  

सभी ऍप्स व्यवसायिक जरूरतों के लिए  के अनुकूल बनाए गए। तभी इसकी बदौलत प्रोफेशनल कार्यो में आसानी होती हैं।  अनुभव और अनुकूलित समाधान का वादा करते हैं। गूगल वर्कस्पेस की प्रकृति क्लाउड-आधारित है। यह सुनिश्चित करता है कि डेटा का बैकअप लिया गया है और कई डिवाइसों से उस तक पहुंचा जा सकता है। यह डेटा हानि के जोखिम को कम करता है। इसके अलावा, गूगल ने गूगल डॉक्स और जीमेल में स्मार्ट सुझावों को सक्षम करने के लिए AI सुविधाएँ पेश की हैं। 

गूगल वर्कस्पेस सुरक्षा के हर मापदंड का पालन करता हैं । Google.Inc उपयोगकर्ता की गोपनीयता की सुरक्षा के लिए २ स्टेप वेरिफिकेशन, डेटा एन्क्रिप्शन और AI-आधारित खतरे का पता लगाने जैसी उच्चतम सुरक्षा सुविधाएँ प्रदान करता है। किसी संगठन के भीतर डेटा सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए प्रशासक फ़ाइलों तक पहुँच सकते हैं, अनुमतियाँ प्रबंधित कर सकते हैं और गतिविधियों की निगरानी कर सकते हैं। इन मजबूत सुरक्षा उपायों और शक्तिशाली सहयोग उपकरणों के साथ, गूगल वर्कस्पेस दुनिया भर के व्यवसायों और पेशेवरों के लिए एक पसंदीदा विकल्प बन गया है।

गूगल वर्कस्पेस: अब तक का सफर

क्या आप यह जानने के लिए उत्सुक है कि गूगल वर्कस्पेस का अब तक का सफर कैसा रहा ? इस वेब आधारित सेवा को विकसित होने में कितना समय लगा यह हमने संक्षेप में आपको समझाया हैं। 

• २००६: पहली बार गूगल ऍप्स लॉन्च हुआ जिसमे Gmail और Google Calendar शामिल थे। 
• २०१६: Google ने प्लेटफ़ॉर्म को G Suite की रूप में रीब्रांड किया और Google Meet, Google Drive और Hangouts जैसे नए टूल पेश किए। इन ऍप्स की वजह से आपके संगठन में रिमोट टीम को काम करने में आसानी होगी
• २०२०: तेजी से बदलते ऑफिस की प्रोफेशनल जरूरतों को पूरा करने के लिए G Suite को अपग्रेड कर  Google Workspace बनाया गया।

क्यों जरूरत हैं?

ऑनलाइन वैसे तो काफी सारे टूल्स मौजूद होंगे लेकिन गूगल वर्कस्पेस क्यों इतना लाभदायक हैं? जवाब है कम दरों में ज्यादा प्रोडक्टिविटी। इसी वजह से गूगल ने अपनी खुदकी डिजिटल लाइब्रेरी बनाई हैं जो रिमोट टीम के लिए काफी कारगर साबित होता हैं।

इस मुद्दे पर गूगल वर्कस्पेस के उपाध्यक्ष और जनरल मैनेजर जेवियर सोलटेरो ने टिप्पणी  की, “सबसे आगे खड़े रहना वाला मज़दूर फिर वो चाहे कंस्ट्रक्शन से जुड़ा हो या डिलीवरी पार्टनर हो, हर कोई अपने काम में फोन का इस्तमाल जरूर कर रहा हैं। जबकि मरीज़ों का इलाज करने वाले डॉक्टर और स्थानीय सरकारी एजेंसियां ​​अपने समुदायों के साथ जुड़कर इस बात में तेजी ला रही हैं कि वे अपनी सेवाएं देने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग कैसे कर सकते हैं।”

तो यह कोई आश्चर्य की बात नहीं होगी कि आने वाले दिन में इन व्यवसाय में भी आपको गूगल वर्कस्पेस का इस्तमाल दिखेगा।

किन मामलो में गूगल वर्कस्पेस जी सूट के मुकाबले अच्छा हैं?

गूगल का मुख्य उद्देश्य अपने प्रोडक्ट “Google Workspace” को बेहतर बनाना हैं। वे पूरी सुरक्षा और ग्राहक सहायता के साथ टीम के सभी सदस्यों को उपयोगकर्ताओं के लिए एक अच्छा अनुभव देना चाहते हैं । इसका उद्देश्य प्रोडक्टिविटी के लिए सभी महत्वपूर्ण गूगल टूल्स को एक सॉफ्टवेयर के अंतर्गत लाना है। Google Workspace कार्य को एकीकृत करता है और उपयोगकर्ताओं के लिए अपने कार्य को व्यवस्थित करता है। यहां तीन महत्वपूर्ण तरीके बताए गए हैं जिनसे गूगल वर्कस्पेस, जी सूट पर बढ़त हासिल कर रहा है।

– सभी के लिए एक एकीकृत वर्कस्पेस

गूगल वर्कस्पेस उन टीमों और व्यक्तियों के लिए एक ऑल-इन-वन समाधान है जो निर्माण, योजना और कार्यान्वयन करना चाहते हैं। दूरस्थ कार्य के आगमन के साथ, कर्मचारियों के पास सहयोग करने और एक कार्य को ठीक से पूरा करने की महत्वपूर्ण चुनौती है। 

इस प्रकार, गूगल वर्कस्पेस  उनके पसंदीदा टूल का एक केंद्रीकृत केंद्र प्रदान करता है। इसमें सामग्री लिखने के लिए Google Docs और शेड्यूल प्रबंधित करने के लिए Google Calendar शामिल है। गूगल वर्कस्पेस के भीतर अतिथि पहुंच बाहरी भागीदारों और ग्राहकों के साथ संचार को भी आसान बनाती है। मजबूत संबंध बनाने और बनाए रखने के लिए यह बहुत बड़ा लाभ है।

– रिडिज़ाइन की गई ब्रांड पहचान

ब्रांडिंग के मामले में जी सूट १०० फीसदी मापदंडों पर खरा नहीं उतर रहा था. अलग-अलग औजारों के अलग-अलग रंग होते थे। हालाँकि, गूगल वर्कस्पेस ने लोगो को चार नए रंगों के साथ फिर से डिज़ाइन किया है। यह रीब्रांडिंग कंपनी के मूल्य को अधिकतम करने में मदद करती है। 

– व्यावसायिक आवश्यकताओं की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए अनुकूलनशीलता 

गूगल वर्कस्पेस सभी के लिए है क्योंकि यह कंपनियों और उनके कर्मचारियों को अनुकूलन की स्वतंत्रता देता है। प्रत्येक व्यवसाय की अलग-अलग आवश्यकताएं होती हैं, इसलिए गूगल वर्कस्पेस के साथ, वे अपनी अनूठी प्राथमिकताओं और कार्य शैलियों को प्रतिबिंबित करने के लिए अपने डैशबोर्ड को अनुकूलित कर सकते हैं। हालाँकि, बड़े निगम आमतौर पर माइक्रोसॉफ्ट टिम्स जैसी तुलनीय सेवाओं की ओर रुख करते हैं।

गूगल वर्कस्पेस के फायदे आपके बिज़नेस के लिए

आपके व्यवसाय के लिए गूगल वर्कस्पेस किस तरह से उपयोगी हैं।

– नयापन

गूगल में, नयापन लाना कोई आम बात हैं। इसी कारण गूगल वर्कस्पेस को यहाँ तक विकसित हुआ हैं आसानी से। इसका मतलब है कि Google.Inc संगठन लगातार प्रतिस्पर्धा में बढ़त हासिल करेंगे क्योंकि वे तकनीकी रूप से सक्षम हैं। इस तरह की कुशल आर्किटेक्चर अपडेट के लिए कोई डाउनटाइम सुनिश्चित नहीं करती है। 2019 में, Google ने नयापन का उदाहरण स्थापित करते हुए, गूगल वर्कस्पेस में २०० से अधिक अतिरिक्त सुविधाएँ पेश कीं।

– प्रोडक्टिविटी

गूगल वर्कस्पेस कर्मचारियों के कार्य और सहयोगात्मक कार्य को आसान करता है। इससे कार्यक्षमता और प्रोडक्टिविटी में अधिक सुधार होता है। दुनिया भर की कंपनियों को प्रतिस्पर्धी बने रहने और ग्राहकों की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए काफी ज़्यादा दबाव का सामना करना पड़ता है। गूगल वर्कस्पेस का उपयोग करके, टीमें तुरंत विचार शेयर कर सकती हैं और दुनिया के किसी भी कोने से मीटिंग में भाग ले सकती हैं। साथ ही, वास्तविक समय में सहयोग कर सकती हैं। क्लाउड-आधारित आर्किटेक्चर इस नई कार्य पद्धति को संभव बनाते हैं, जो इसे पृथक और कंप्यूटर-निर्भर उत्पादकता उपकरणों के साथ काम करने की तुलना में अधिक कुशल बनाते हैं।

– कम लागत

गूगल हमेशा मुनाफे के बारे में इन ख्याल रखता है और SaaS मॉडल पर काम कर रहा है। यह पे-पर-यूज़ मॉडल पर आधारित है, जहां उपयोगकर्ता केवल प्रोडक्ट का उपभोग करने वाले उपयोगकर्ताओं की संख्या के लिए भुगतान करते हैं। गूगल वर्कस्पेस का SaaS मॉडल भुगतान-प्रति-उपयोग पर आधारित है, इसलिए आप केवल समाधान का उपयोग करने वाले उपयोगकर्ताओं की संख्या के लिए भुगतान करते हैं। इससे सर्वर हार्डवेयर, स्टोरेज इत्यादि को स्केल करने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है, जैसा कि आमतौर पर क्लाइंट के ऑन-प्रिमाइसेस समाधानों में होता है।

गूगल वर्कस्पेस समाधान स्वचालित रूप से अपडेट हो जाते हैं. स्थापना उद्देश्य के लिए कोई भारी लागत शामिल नहीं है। एक रिपोर्ट से पता चलता है कि गूगल वर्कस्पेस ने ३ वर्षों के कार्यकाल में ३३१% का रिटर्न्स दिया।

– गतिशीलता

गूगल एक वेब-ओरिएंटेड बिज़नेस चलाता है। इस प्रकार, बिज़नेस ऍप्लिकेशन जो इंटरनेट सेवाओं का उपयोग करते हैं, उन तक ब्राउज़र के माध्यम से पहुंचना आसान होता है। यह ऍप्लिकेशन की मोबिलिटी प्रकृति को दर्शाता है। गूगल वर्कस्पेस विभिन्न उपकरणों और ब्राउज़रों के साथ संगत है। इसका मतलब है कि उन्हें विशिष्ट लोगों से जुड़ने की ज़रूरत नहीं है।  उपयोगकर्ता कहीं से भी और किसी भी डिवाइस पर अपनी जानकारी सुरक्षित रूप से एक्सेस कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त, स्मार्टफ़ोन के लिए Android और iOS के लिए देशी ऐप्स उपलब्ध हैं।

– सुरक्षा

गूगल वर्कस्पेस को कठोर गोपनीयता और सुरक्षा मानकों को पूरा करने, उद्योग की सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करने और ग्राहकों को आवश्यक नियमों का अनुपालन करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। गूगल डेटा ओनरशिप, सूचना उपयोग, सुरक्षा, पारदर्शिता और जवाबदेही में कोई कसर नहीं छोड़ती। 

ऐसी कम्प्लायंस सुनिश्चित करने के लिए, गूगल बाहरी कंपनियों से ऑडिट करवाता हैं जो इसके डेटा सेंटर नियंत्रण, बुनियादी ढांचे और संचालन का आकलन करते हैं। इन ऑडिट और प्रमाणपत्रों में SOC 1™ (SSAE-16/ISAE-3402), SOC 2™, SOC 3™, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018:2014, और FedRAMP शामिल हैं। इसके अतिरिक्त, गूगल वर्कस्पेस EU General Data Protection Regulation (GDPR) का अनुपालन करता है और अनुच्छेद २९  वर्किंग ग्रुप की सिफारिशों का पालन करता है।

गूगल वर्कस्पेस किसलिए इस्तमाल होता हैं?

गूगल वर्कस्पेस का आप उपयोग इन जगह कर सकते हैं।

– सहयोग और संचार

गूगल वर्कस्पेस ऐसे टूल प्रदान करता है जो टीमों और संगठनों के भीतर निर्बाध सहयोग और संचार को सक्षम बनाता है। Gmail, Google Meet और Google Chat जैसे ऍप्लिकेशन वास्तविक समय में मैसेजिंग, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग और ईमेल संचार की सुविधा प्रदान करते हैं, जिससे स्थान की परवाह किए बिना सहज बातचीत सुनिश्चित होती है। 

Google Docs, Sheets और Slides के साथ, कई उपयोगकर्ता एक ही दस्तावेज़ पर एक साथ काम कर सकते हैं, वास्तविक समय में संपादन कर सकते हैं और कमेंट्स दे सकते हैं। यह कुशल वर्कफ़्लो मैनेजमेंट को सक्षम करके, आगे-पीछे ईमेल की आवश्यकता को कम करके टीम वर्क उत्पादकता को बढ़ाता है।

– क्लाउड स्टोरेज और फ़ाइल प्रबंधन

गूगल ड्राइव सुरक्षित क्लाउड स्टोरेज प्रदान करता है, जिससे उपयोगकर्ता कहीं भी फ़ाइलों को इख्ठा, एक्सेस और शेयर कर सकते हैं। साथ ही, इसमें फ़ाइलें आसानी से व्यवस्थित की जाती हैं और ड्राइव की लिंक शेयर की जाती हैं। इससे टीमों के लिए कम एक्सेस के भीतर सहयोग करना आसान हो जाता है। 

गूगल वर्कस्पेस कई थर्ड पार्टी ऍप्लिकेशन्स के साथ इख्ठा होता है, जो यूज़र्स को अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर आवश्यकताओं के बिना विभिन्न फ़ाइल स्वरूपों पर काम करने की अनुमति देकर उत्पादकता बढ़ाता है। स्वचालित क्लाउड बैकअप के साथ, व्यवसाय डेटा हानि को रोक सकते हैं और हर समय पहुंच सुनिश्चित कर सकते हैं।

– सुरक्षा और अनुपालन

एडवांस्ड एंटरप्राइज़-ग्रेड सुरक्षा सुविधाओं द्वारा संचालित, गूगल वर्कस्पेस डेटा को एन्क्रिप्ट करता है, २-स्टेप वेरिफिकेशन को स्थापित करता है, और यूज़र की जानकारी के खिलाफ खतरों का पता लगाने के लिए AI का भी उपयोग करता है। एडमिनिस्ट्रेटर एडमिन कंसोल के माध्यम से निर्धारित नीतियों के साथ सभी निगरानी संरेखित सुनिश्चित करते हुए एक्सेस नियंत्रण के लिए तैयार है।

इसके अतिरिक्त, गूगल वर्कस्पेस GDPR, ISO 27001 और SOC 2 जैसे वैश्विक अनुपालन मानकों के अनुरूप है, जो सख्त अनुपालन के तहत उद्यमों के लिए एक विश्वसनीय मंच प्रदान करता है। यह नियमित सुरक्षा अपडेट और स्वतंत्र ऑडिट के साथ उपयोगकर्ता डेटा सुरक्षा के प्रति अपनी प्रतिबद्धता की पुष्टि करता है।

– व्यवसायिक प्रोडक्टिविटी और ऑटोमेशन

गूगल वर्कस्पेस गूगल जैसे विभिन्न स्वचालन टूल का लाभ उठाता है, जिससे यूज़र को कस्टम वर्कफ़्लो बनाने और दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करने की अनुमति मिलती है। Gmail AI फीचर उपयोगकर्ताओं को बिना किसी भाषाई दोष के स्मार्ट ईमेल लिखने में मदद करता है। 

Google Form एक अन्य उपकरण है जहां व्यवसाय आसानी से सर्वेक्षण बनाते हैं, फीडबैक एकत्र करते हैं और तकनीकी विशेषज्ञता आवश्यकताओं के बिना आंतरिक वेबसाइट बनाते हैं।