ईमेल कैसे लिखते हैं?

क्या आप भी ईमेल लिखने में कोई समस्या महसूस कर रहे हैं ? अगर हाँ तो यह ब्लॉग आपके लिए हैं। याद रखे कि आज की इस डिजिटल युग में ईमेल लिखना काफी ज़्यादा आसान हो गया हैं। और यह ट्रेडिश्नल तरीका जैसे कि चिट्ठी लिखने या फोन करने की तुलना में ज़्यादा आसान और किफायती हैं। इस ब्लॉग में मौजूद कुछ स्टेप्स को फॉलो कर के आप एक बेहतरीन ईमेल लिख सकते हैं और अपने कॉर्पोरेट कम्युनिकेशन स्किल्स को बढ़ा सकते हैं।

फॉर्मेटिंग और बाकी कम्पोनेंट्स 

• To, Cc,Bcc
• अटैचमेंट्स 
• सब्जेक्ट लाइन 
• ग्रीटिंग्स 
• बॉडी 
• साइन ऑफ

आइये एक एक कर के इन सभी कम्पोनेंट्स के बारे में विस्तार से जानते हैं।

ईमेल के कम्पोनेंट्स

• To: इसका मतलब होता हैं आप किसे ईमेल भेजना चाहते हैं। 
• CC: यह तब इस्तमाल होता हैं जब आपको प्राइमरी ईमेल सेन्डर के साथ किसी और को भी वही मैसेज देना होता हैं।  
• BCC: यह भी CC की तरह ही काम करता हैं लेकिन अगर आपको किसी से ईमेल कॉन्फिडेंशल रखना हो तो BCC में उसका ईमेल डाल सकते हैं।  

१. अटैचमेंट्स 

अटैचमेंट फंक्शन ईमेल में एक ऐसा तरीका हैं जिससे आप अपने कोई भी महत्वपूर्ण डॉक्युमेंट्स को डाउनलोड या प्रिव्यू कर सकते हैं अपने मैसेज के अंदर। लेकिन याद रखिये कि अटैचमेंट्स को ऐड करने की एक फाइल लिमिट होती हैं।  अटैचमेंट्स में आप टेक्स्ट, इमेज, वीडिओज़, और ऑडियो फाइल ऐड कर सकते हैं।  

२. सब्जेक्ट लाइन 

सब्जेक्ट लाइन से आपको आपकी ईमेल की मंशा समझ में आती हैं। अगर आप कोई भी ईमेल भेज रहे हैं तो यह लिखना काफी ज़्यादा ज़रूरी हैं। ईमेल सब्जेक्ट लाइन में आप ईमोजिज़ अगर यूज़ करेंगे तो उसका भी लाभ मिलता हैं।  ध्यान रखें कि ईमेल सब्जेक्ट लाइन ज़्यादा एंगेजिंग होना चाहिए जिससे उसे लोग ज़्यादा इस्तमाल करेंगे।

३. ग्रीटिंग्स 

अपने ईमेल की शुरुआत आपको एक ग्रीटिंग्स मैसेज से शुरू करना होगा। आपको इसके लिए काफी ज़्यादा पोलाइट टोन का इस्तमाल करना होगा। यह तरीका आपको फॉर्मल ईमेल, जॉब ऍप्लिकेशन, या फिर सेल्स ईमेल में तरीका काम आएगा।  अगर आपको इसके लिए किसी टूल या टेम्पलेट का साहरा लेना पड़ रहा हैं तो ज़रूर कीजिएगा।

४. बॉडी 

जैसे कि हर ब्लॉग में बॉडी कंटेंट होता हैं, उसी तरह ईमेल के लिए भी बॉडी कंटेंट काफी ज़्यादा ज़रूरी हैं।  इससे आप अपने ईमेल की पूरी जानकारी यहाँ बता सकते हैं।  साथ ही इससे ईमेल का कंटेंट का स्ट्रक्चर भी सुधर जाता हैं।  

लेकिन याद रखिये कि इसमें सिर्फ स्टोरीटेलिंग से काम नहीं चलेगा।  आपको अपनी बात कम शब्दों में खत्म करने की आदत रखनी होगी।  

५. साइन ऑफ 

अपने ईमेल को सही तरीके से समाप्त करना उतना ही ज़रूरी है जितना कि उसे सही तरीके से शुरू करना। और यह सुनिश्चित करना कि आप अपने इच्छित प्राप्तकर्ता के लिए सही तरह का समापन करें, यह सुनिश्चित करता है कि उन्हें पता चल जाए कि संदेश समाप्त हो गया है।

अपने समापन को प्रत्येक संदेश के आधार पर तैयार करें और अगर आपको यह समझ नहीं आ रहा है कि हस्ताक्षर कैसे करें, तो हमेशा औपचारिकता का पालन करें।

मेल लिखने और भेजने के नियम: क्या करें और क्या न करें

ईमेल आज व्यक्तिगत और पेशेवर दोनों तरह की बातचीत का सबसे ज़्यादा इस्तेमाल किया जाने वाला साधन है। एक अच्छा ईमेल आपकी छवि को मजबूत बनाता है, जबकि एक गलत या लापरवाही से लिखा गया ईमेल गलतफहमी पैदा कर सकता है। अपने ईमेल को प्रभावी बनाने के लिए इन ज़रूरी बातों का ध्यान रखें।

– क्या करें

• स्पष्ट विषय लिखें – कुछ शब्दों में ईमेल का उद्देश्य बताएं।
• शिष्टाचारपूर्ण अभिवादन करें – “प्रिय [नाम]” या “नमस्ते [नाम]” से शुरुआत करें।
• संक्षिप्त रखें – सीधे मुद्दे पर आएं और अनावश्यक बातें न जोड़ें।
• सही व्याकरण और वर्तनी का उपयोग करें – भेजने से पहले एक बार पढ़कर देखें।
• विनम्र और पेशेवर रहें – शिष्ट भाषा और सम्मानजनक लहजे का प्रयोग करें।
• साफ-सुथरा प्रारूप अपनाएं – छोटे पैराग्राफ, बुलेट पॉइंट और उचित स्पेसिंग का उपयोग करें।
• सिग्नेचर जोड़ें – नाम, पद और संपर्क विवरण शामिल करें (अगर प्रोफेशनल ईमेल है)।
• समय पर जवाब दें – उचित समय में उत्तर देकर प्रोफेशनल छवि बनाएं।

– क्या न करें

• स्लैंग या शॉर्टकट शब्दों का प्रयोग न करें – प्रोफेशनल ईमेल में इन्हें टालें।
• पूरे अक्षर बड़े (CAPS) में न लिखें – इससे ऐसा लगता है जैसे आप चिल्ला रहे हों।
• बिना पढ़े ईमेल न भेजें – गलतियाँ लापरवाही दिखाती हैं।
• बड़ी फाइलें सीधे न भेजें – फाइल को छोटा करें या क्लाउड लिंक दें।
• अस्पष्ट विषय पंक्ति न लिखें – “हाय” या “इंपॉर्टेंट” से कोई जानकारी नहीं मिलती।
• ग़ैरज़रूरी ईमेल चेन न भेजें – सिर्फ़ आवश्यक जानकारी साझा करें।
• बहुत देर तक जवाब लंबित न रखें – यह गैर-पेशेवर लगता है।
• संवेदनशील जानकारी असुरक्षित रूप से न भेजें – गोपनीय डेटा सुरक्षित तरीके से साझा करें।