पर्सनल ईमेल क्या होता हैं?

ईमेल एक बेहतरीन माध्यम हैं डिजिटल कम्युनिकेशन का। हमारे पुराने ब्लॉग्स में आपको यह तो पता लग ही गया होगा कि ईमेल क्या हैं? यह ब्लॉग बताएगा कि पर्सनल ईमेल क्या हैं? पर्सनल ईमेल दरअसल एक प्रकार का ईमेल एड्रेस हैं जो Gmail या फिर Rediffmail जैसे प्लेटफॉर्म  पर निजी ईमेल एड्रेस बनाते हैं। यह ईमेल एड्रेस DNS सर्वर में लोकेटेड रहता हैं।  यह आपका महत्वपूर्ण ऑनलाइन कॉन्टैक्ट इनफार्मेशन हैं। इस ब्लॉग में आइए जानते हैं कि पर्सनल ईमेल क्या होता हैं?

पर्सनल ईमेल एड्रेस क्या होता हैं?

पर्सनल ईमेल अकाउंट्स किसी व्यक्ति के नाम से बने रहते हैं। यह ईमेल एड्रेस प्राइवेट और पर्सनल कम्युनिकेशन के लिए इस्तमाल होता हैं। पर्सनल ईमेल अकाउंट्स सिर्फ पर्सनल और सोशल कामो के लिए इस्तमाल होता हैं। इसकी एक विशेषता हैं कि यूज़र्स का नाम डोमेन नेम के बाद आता हैं।

ईमेल एड्रेस क्या होता है?

अब मेल भेजना है तो पता तो होना ही चाहिए ना? डाक मेल के लिए डाक पता और ईमेल के लिए ईमेल एड्रेस का उपयोग किया जाता है।आप जब भी किसी ईमेल सेवा से जुड़ें तो आपको एक आईडी प्रदान की जाती है। ये आपका ईमेल एड्रेस होता है और ICI एड्रेस पर आप मेल प्राप्त करते हैं और आईएसआई से भेजते हैं।

ईमेल एड्रेस को भागों में विभाजित किया जा सकता है – यूज़र नेम और डोमेन नेम। यूज़र नेम और डोमेन के बीच में “@” चिन्ह का उपयोग करते हैं। एक महत्वपूर्ण बात नोट कर ले, ईमेल एड्रेस पर कोई जगह नहीं हो सकती। 

उदाहरण:- userexample@gmail.com

यहाँ “यूजरनेम”  हैं userexample और “gmail.com” एक डोमेन है। इन्हें “@” से अलग किया जाता है। 

ये ध्यान रखें कि अगर नौकरी, परीक्षा आदि के लिए ईमेल बना रहे हों तो ईमेल आईडी प्रोफेशनल हो। बायोडाटा पर ईमेल आईडी xyz123@gmail.com होगा तो अनप्रोफेशनल दिख कर आएगा! 

अब हमें ये भी पता चल गया है कि ईमेल एड्रेस क्या हो गया है।

ईमेल उपयोग करने के लिए कम्पोनेंट्स 

ईमेल का इस्तमाल कैसे करे ये जान ने से पहले हम ईमेल कम्पोनेंट्स को समझ लें। इस से ईमेल कैसे और कहाँ इस्तमाल करना हैं ये जान लेने में आसानी होगी। 

 १. ईमेल फॉर्मेट 

अगर आपको यह जानना हैं कि ईमेल कैसे लिखते हैं, और ईमेल कैसे भेजे, तो यह रहे कुछ महत्वपूर्ण फॉर्मैट्स जिससे आपको यह पता लग जाएगा कि ईमेल में कौनसे कम्पोनेंट्स शामिल हैं। 

हमें ईमेल कैसे चेक करें और ईमेल कैसे भेजें, ये जान ने पहले कुछ महत्वपूर्ण चीज़ जान लेते हैं। इस से हमें ईमेल क्या होता है ये डिटेल मुझे पता चल जाएगी।

ईमेल का एक मानक प्रारूप है जो सभी सेवाओं का उपयोग करता है। 

जब भी कोई ईमेल इनबॉक्स खोलता है तो किसी को ईमेल भेजने की कोशिश करेंगे। टैब आप नोटिस करेंगे कि ईमेल के टॉप पर आपको कुछ फ़ील्ड दिखेंगे जैसे कि From, To, CC, Bcc।

आप सोचेंगे कि मुझे ईमेल करें CC, आपका बीसीसी होता क्या है? आइए विस्तार से समझते हैं।

From

यह होता हैं जिस ईमेल एड्रेस से आप मेल भेज रहे हैं। जिसने आपको मेल भेजा है, उसका पता यहां डिस्प्ले होता है।

To

यह ईमेल आपको किसे भेजना हैं वो बताता हैं। यहाँ आप जिन्हे ईमेल भेजना चाहते हैं उनका ईमेल एड्रेस डालें। 

CC

CC का मतलब हैं Carbon Copy। यह इसलिए रखा जाता हैं क्यूंकि एक कॉपी शायद आप उनको भी भेज सकते हैं जिन्हे इस ईमेल की ज़रूरत हैं। यह तब फायदेमंद हैं जब उस ईमेल से जुडी बाते उनसे संबंधित लोगो को मालुम होनी चाहिए। 

उदाहरण:- आपने अपने बॉस के कहने पर अपने क्लाइंट को ईमेल भेजा। और सीसी मैंने अपने बॉस को रखा। इसके आपके बॉस को ईमेल की जानकारी होगी।

२. ईमेल बॉडी 

ईमेल संदेश की बॉडी बहुत ज़्यादा महत्वपूर्ण होती हैं। आप मेल में क्या भेज कर टाइप कर रहे हों उनका अच्छे से ध्यान रखना चाहिए। इसमें आपको मुख्य मैसेज का टोन और फॉर्मेट पर ध्यान देने की ज़रूरत हैं।  ईमेल मैसेज को हम तीन भागों में पार्टीशन करते हैं। इसे हमने सीखाना आसान होगा। तो ये भाग हैं शुभकामनाएँ, संदेश और ईमेल सिग्नेचर।

३. अटैचमेंट्स 

क्या आप कोई ज़रूरी PDF फाइल या डाक्यूमेंट्स अपने ईमेल के साथ आप अटैच कर सकते हैं और अपने ईमेल की वैल्यू और भी बढ़ा सकते हैं।

जब आपके पास विकल्प है तो क्लिक करोगे तो एक नई विंडो खुलेगी। क्या Window में आपकी फाइल ब्राउज हो जाएगी और सेलेक्ट कर उपयोग ओपन हो जाएगा। 

इस से आपकी फाइल अटैच हो जाती है। और ईमेल जिसने प्राप्त किया है उसे ये फ़ाइल मिल जाती है।

इस बात का ध्यान रखें कि ईमेल के मैसेज में ये जरूर लिखा है कि आपने फाइल अटैच की है। इस से ईमेल रिसीवर आसान होती है।  

ईमेल कम्युनिकेशन के फायदे

१. किफायती कम्युनिकेशन 

मार्केटर्स हमेशा सिमित बजट में काम करते हैं।  इसलिए वह ऐसा तरीका ढूंढ़ते हैं जिससे कम्युनिकेशन आसान और किफायती हो जाए। ईमेल सबसे बेहतर तरीका हैं आपके कम्युनिकेशन के खर्चे को बचाता हैं। इसमें आपको किसी भी प्रकार का पेपर प्रिंटिंग, या पोस्टेज का कॉस्ट नहीं उठाना पड़ता हैं।

२. तुरंत डिलीवरी 

तेज़ और टार्गेटेड डिलीवरी एक अलग फायदेमंद तरीका हैं ईमेल का।  तो अगर आपको तुरंत कोई मैसेज पहुंचाना हैं तो ईमेल सबसे बेहतरीन और प्रोफेशनल तरीका हैं अपनी बात पहुंचाने का। लेटर या स्पीड पोस्ट से भी जल्दी ईमेल पहुँचता हैं। 

३. ग्लोबल एक्सेसिबिलिटी 

ग्लोबल एक्सेसिबिलिटी के लिए ईमेल कम्युनिकेशन सबसे महत्वपूर्ण रिसोर्सेस में से एक है। इंटरनेट कनेक्शन होने तक आप किसी से भी संपर्क कर सकते हैं। विशेष रूप से उन लोगों के लिए जो ऑनलाइन संचार और अलग अलग टाइम ज़ोन में टीम सहयोग की आवश्यकता वाले कार्यों में लगे हैं, ईमेल इस अंतर को पाटने का सबसे सही समाधान है।

४. फाइल शेयरिंग और कोलैबोरेशन 

आप ईमेल के ज़रिये अलग अलग प्रकार के मीडिया फाइल्स, डाक्यूमेंट्स, इमेजेस, और बड़े फाइल्स आसानी से भेज सकते हैं।  यह बहुत महत्वपूर्ण पहलु हैं किसी भी प्रोफेशनल कम्युनिकेशन के लिए। अगर आपको फाइल की क्वालिटी मेंटेन रखनी हैं तो ईमेल एक बेहतरीन चैनल हैं। 

५. सकेलिबिलिटी और मास कम्युनिकेशन 

अपने हर क्लाइंट, कलीग्स को या फिर स्टूडेंट्स एक एक कर के मैसेज भेजना है तो यहस सबसे चुनौती भरा हैं। ईमेल के ज़रिये काफी सारे दिक्कत हल हो सकते हैं। आप न्यूज़लेटर, प्रोमोशन, और क्लास नोट के ज़रिये सबसे कम्युनिकेशन रख सकते हैं।

६. प्रोफेशनल कम्युनिकेशन 

एक रिपोर्ट की माने तो लोग ऑनलाइन आने के बाद सबसे पहले ईमेल ही देखते हैं। करीब ५८% यूज़र्स सोशल मीडिया या फिर न्यूज़ देखने से पहले ही अपने ईमेल चेक कर लेते हैं। जैसा कि पहले बताया गया है, ईमेल कम्युनिकेशन हमें घर बैठे या डेस्क पर बैठे-बैठे ही अपने ज़्यादातर प्रोफेशनल कार्यों को निपटाने की सुविधा देता है। यह अनुबंधों, बिलों या समझौतों के लिए एक ऑफिशियल रिकॉर्ड के रूप में भी काम करता है।