बिजनेस ईमेल कैसे बनाएं? जानिए फ्री में सेटअप करने की प्रक्रिया

आज की प्रतिस्पर्धा से भरी दुनिया में पहली छाप मायने रखती है। आप जब भी कोई ईमेल भेजते हैं, तो लोग जिन चीजों को सबसे पहले नोटिस करते हैं, उनमें आपका ईमेल पता सबसे पहले आता है| इसलिए अगर आप जीमेल या याहू अकाउंट का इस्तेमाल कर बिज़नेस ईमेल बनाते हो, तो यह आपके ब्रांड को कम प्रोफेशनल और कम भरोसेमंद बना सकता है। जब आपका ईमेल आपके वेबसाइट डोमेन से मेल खाता है, तो ग्राहक आपको अधिक गंभीरता से लेते हैं।

आपको यह जानकर अच्छा लगेगा कि आप एक फ्री बिजनेस ईमेल भी बना सकते हैं। इस ब्लॉग पोस्ट में, हम आपको चरण दर चरण प्रक्रिया दिखाएंगे जिसकी मदद से आप केवल पाँच मिनट में फ्री बिजनेस ईमेल एड्रेस बना सकते हैं। इस प्रक्रिया को फॉलो करने के बाद अंत में आपके पास एक प्रोफेशनल बिजनेस ईमेल आईडी होगा, जो आपके ब्रांड की पहचान को भी मजबूत बनाएगा और साथ ही ग्राहकों के बीच भरोसा बढ़ाने में मदद करेगा | तो सबसे पहले जानते है की बिजनेस ईमेल क्या होता है और यह आपके लिए क्यों जरुरी है!

बिजनेस ईमेल आईडी क्या होता है?

एक बिजनेस ईमेल एड्रेस एक तरह की ईमेल आईडी होती है जो किसी एक कंपनी का प्रतिनिधित्व करती है। इस आईडीमें एक कर्मचारी का नाम, पदनाम, या एक विभाग का नाम होता है जिसके अंत में कंपनी का नाम होता है। उदाहरण के तौर पर आप इन बिजनेस ईमेल आईडी देख सकते हो जो की आधारित है नाम, विभाग, स्थिति, और ब्रांड पर| 

• नाम-आधारित: john.smith@yourcompany.com
• विभाग-आधारित: support@yourcompany.com
• पोज़िशन के आधार पर: ceo@yourcompany.com
• ब्रांड-आधारित: contact@yourcompany.com

जीमेल, याहू या हॉटमेल की इस्तेमाल से बनाये बिजनेस ईमेल आईडी की तुलना में आपका डोमेन निर्दिष्ट ईमेल आईडी अधिक प्रोफेशनल दिखता है। अगर आप कोई व्यवसाय चला रहे हो या कोई सर्विस प्रदान कर रहे हो तो आपके पास एक प्रोफेशनल बिजनेस ईमेल आईडी होना आवश्यक है| इससे आपकी अपने बिजनेस के प्रति गंभीरता निर्देशित होती है| आप भी आसानी से उपरोक्त व्यावसायिक ईमेल आईडी बना सकते हैं| लेकिन उससे पहले आपको एक बिजनेस ईमेल अकाउंट बनने के लिए किन किन चीजों की जरुरत होती है यह जानना जरुरी है| तो चलिए जानते है

Free Professional Business Email ID बनाने के लिए किन चीजों की जरूरत होगी?

आपको एक फ्री बिज़नेस ईमेल बनाने के लिए निचे दिए गए चीजों की जरुरत होती है।

• डोमेन नेम [Domain Name]
• विश्वसनीय वेब होस्टिंग सेवा [Reliable Web Hosting Service]
• ईमेल सेटअप उपकरण [Email Setup Tool]

डोमेन नेम: आपके ईमेल आईडी का पहला हिस्सा आपका डोमेन नेम होता है, जैसे कि yourname.com। किसी विश्वसनीय डोमेन रजिस्ट्रार से आप डोमेन नेम खरीद सकते हैं, जैसे कि माइलस्वेब।

विश्वसनीय वेब होस्टिंग सेवा: एक विश्वसनीय वेब होस्टिंग सेवा आपके ईमेल अकाउंट के लिए स्टोरेज स्पेस प्रदान करेंगी| माइलस्वेब जैसी सस्ती वेब होस्टिंग प्रदाता से आप वेब होस्टिंग प्लान खरीद सकते हैं।

ईमेल सेटअप उपकरण: ईमेल सेटअप उपकरण के मदद से आप आसानी से बिजनेस ईमेल को सेटअप कर सकते है। साथ ही आप IMAP, POP3, और SMTP सेटिंग्स को सही तरीके से कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, जिसकी सहायता से आपका ईमेल आईडी किसी भी डिवाइस या ईमेल क्लाइंट पर सुचारू रूप से काम करता है। इस तरह से बिजनेस ईमेल आपके ब्रांड को सुरक्षित और प्रोफेशनल रूप देने के लिए आवश्यक होता है।

मुफ्त में बिजनेस ईमेल बनाने की प्रक्रिया

• डोमेन नेम खरीदें: मार्केट में बहुत सारे डोमेन रेजिस्ट्रार्स मौजुद है जिनसे आप अपनी पसंद का डोमेन नेम खरीदें।
• वेब होस्टिंग प्लान खरीदें: नामचीन वेब होस्टिंग कम्पनियों के वेबसाइट पर जाएं और अपनी पसंद का वेब होस्टिंग प्लान खरीदें।
• अपने डोमेन नेम को अपने वेब होस्टिंग अकाउंट से जोड़े: अपने वेब होस्टिंग अकाउंट में लॉग इन करें और अपने डोमेन नेम को अपने वेब होस्टिंग अकाउंट से जोड़ने के लिए अपने डोमेन नेम सर्वर (DNS) सेटिंग्स को सही तरीके से अपडेट करें।
• ईमेल एकाउंट्स सेटअप करें: कुछ आसान स्टेप्स की मदद से अपना प्रोफेशनल बिजनेस ईमेल अकाउंट बनाएं और अपने बिजनेस कम्युनिकेशन को अधिक प्रभावी बनाये
• अपने बिजनेस ईमेल अकाउंट को सही तरीक़े से सेटअप करने के लिए, अपने ईमेल क्लाइंट जैसे कि जीमेल, याहू, आउटलुक या हॉटमेल में सारी सेटिंग्स जैसे की ईमेल आईडी, उपयोगकर्ता नाम, पासवर्ड, और ईमेल भेजने और प्राप्त करने के लिए आवश्यक सर्वर कॉन्फ़िगरेशन को अपडेट करें| 

मुफ्त में बिजनेस ईमेल बनाने की प्रक्रिया

इस सेक्शन में आप जानेंगे cPanel की मदद से स्टेप बाय स्टेप बिना किसी खर्च के प्रोफेशनल बिजनेस ईमेल आईडी कैसे बनाएं!

१. आपको वेब होस्टिंग प्रदाता के द्वारा दिए गए उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड से cPanel के डैशबोर्ड में लॉगिन करें| 

२. इस डैशबोर्ड में आपको “ईमेल” का सेक्शन मिलेगा जिसके अंदर “ईमेल अकौंट्स ” के ऑप्शन पर क्लिक करें।

३. जब आप “ईमेल अकौंट्स” के ऑप्शन पर क्लिक करेंगे तब आपके सामने “Add Email Account” का पेज ओपन होगा। यहां आप जिस डोमेन के लिए ईमेल अकाउंट बना रहे हैं, उसको सेलेक्ट कर लें।

४. डोमेन ऑप्शन के अंदर आपको “Account Name” में यूजर का नाम देना है। 

५. इसके बाद आपको डोमेन नेम का चयन करना होगा, अगर आप एक से अधिक डोमेन या सबडोमेन का उपयोग करते हैं तो उपयुक्त डोमेन का चयन करें और अगर आपने पैनल में सिर्फ एक ही डोमेन नेम कॉन्फ़िगर किया होगा तो वही तो वही डिफ़ॉल्ट रूप से दिखाई देगा|  

६. आगे आपको दो बार पासवर्ड को दर्ज करना पड़ेगा| पासवर्ड का चयन करते वक्त याद रखें की पासवर्ड याद रखने में आसान हो, सुरक्षित और विशिष्ट भी हो, ताकि कोई इसका गलत इस्तेमाल न कर सके।

७. अगला विकल्प है “Mailbox Quota” जिसमे आपको अपने ईमेल अकाउंट के लिए स्टोरेज निर्धारित करनी होती है। आप अपने आवश्कता अनुसार ईमेल की स्टोरेज तय कर सकते हैं या इसे अनलिमिटेड पर भी सेट कर सकते हैं।

८. अंत में “Create Account” पर क्लिक करें, जिसके साथ आपका ईमेल आईडी पासवर्ड के साथ तैयार हो जायेगा| 

अगर आपको आपने क्रिएट किए हुए ईमेल्स की सभी इंफॉर्मेशन देखनी हो तो आप ईमेल अकाउंट्स वाले टैब में जाकर देख सकते है| अपनी ईमेल आईडी का इनबॉक्स देखने के लिए या मेल भेजने के लिए आप “Access Webmail” पर क्लिक करें| 

बेस्ट ऍप्स की सूची जो आपको फ्री बिजनेस ईमेल बनाने में मददगार हो सकती है

इस बेस्ट ऍप्स की सूची के लिए हमने केवल ईमेल क्लाइंट को प्राथमिकता दी है| यह एक प्रकार का सॉफ्टवेयर होता है जिसे आप अपने कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस पर इनस्टॉल कर सकते हैं, चाहे इसे किसी भी अन्य सेवा से होस्ट किया गया हो|

१. Outlook Mobile [Android, iOS]

हालांकि आउटलुक का डेस्कटॉप ऍप बेहद दमदार और फीचर्स से भरपूर है, लेकिन इसका मोबाइल ऍप एक अलग लेकिन सहज अनुभव प्रदान करता है | यदि आप इसे माइक्रोसॉफ्ट ईमेल अकाउंट के साथ जोड़ते हैं, तो आपके महत्वपूर्ण इमेल्स को ‘फोकस्ड इनबॉक्स व्यू’ की मदद से प्राथमिकता दे सकते है| साथ ही इसके कस्टमाइज़ेबल स्वाइप जेस्चर से डिलीट, आर्काइव, फ्लैग और स्नूज़ करना बेहद आसान हो जाता है।

मूल्य: निःशुल्क

२. Thunderbird [Linux, MacOS, Windows]

थंडरबर्ड फ़ायरफ़ॉक्स द्वारा विकसित किया एक प्रभावशाली और टैब्ड इंटरफ़ेस का उपयोग करनेवाले बेहतरीन ईमेल क्लाइंट्स में सर्वश्रेष्ठ में से एक है। जब आप ऍप छोड़ते हैं, तो थंडरबर्ड आपके खुले टैब को सहेजता से अगली बार लॉन्च करने पर पुनः लोड करता है। साथ ही ऐड-ऑन का व्यापक विकल्प भी प्रदान करता है।

मूल्य: निःशुल्क

३. Spike [Android, iOS]

अगर आप ईमेल से टीम चैट या टेक्स्ट मैसेजिंग करना पसंद करते हैं, तो स्पाइक एक अच्छा विकल्प है| यह ईमेल क्लाइंट Android और iOS डिवाइस उपयोगकर्ताओं के लिए पारंपरिक ईमेल थ्रेड्स को सहज चैट वार्तालाप में बदलने की सुविधा देता है। इसलिए इस प्लेटफार्म पर आपके ईमेल संदेश WhatsApp चैट की तरह दिखते हैं जिससे बातचीत अधिक सरल और व्यवस्थित हो जाती है। टीम चैट ऍप्स की तरह,यह ऍप्लिकेशन आपको विषय-आधारित चर्चाओं के लिए चैनल बनाने देता है। इसका प्रभावी रूप से उपयोग करने के लिए उन लोगों के साथ काम करना फायदेमंद होता है जो इसे पहले से इस्तेमाल कर रहे हैं।

मूल्य: निःशुल्क

प्रोफेशनल बिजनेस ईमेल के लाभ

१. भरोसा: प्रोफेशनल बिजनेस ईमेल एड्रेस एक तरह से आपके ब्रांड को एक पेशेवर तरीके से प्रदर्शित करता है जिससे ग्राहकों का विश्वास बढ़ता है।

२. विश्वसनीयता: कस्टम डोमेन ईमेल सेटअप आपके व्यवसाय की प्रतिष्ठा को और आपके विश्वसनीयता को बढ़ाता है।३.

३. मार्केटिंग: बिजनेस ईमेल एड्रेस के जरिए आप न्यूज़लेटर्स भेज सकते हैं और ग्राहकों से सीधे संपर्क कर सकते हैं, जिससे आप अपने ब्रांड की पहुंच बढ़ा सकते है|