Business Email कैसे बनाएं? जानिए फ्री में सेटअप करने की प्रक्रिया

आज की प्रतिस्पर्धा से भरी दुनिया में पहली छाप मायने रखती है। जब आप कोई Email भेजते हैं, तो लोग सबसे पहले आपके ईमेल एड्रेस पर ध्यान देते हैं। यदि आप सामान्य Gmail या Yahoo अकाउंट से ईमेल भेजते हैं, तो यह आपके ब्रांड को कम प्रोफेशनल और कम भरोसेमंद बना सकता है। वहीं, Custom Domain से बना Professional Business Email आपके ब्रांड को प्रोफेशनल और विश्वसनीय बनाता है। जब आपका ईमेल आपके वेबसाइट डोमेन से मेल खाता है, तो ग्राहक आपको अधिक गंभीरता से लेते हैं।

आपको यह जानकर अच्छा लगेगा कि आप एक Free Business Email भी बना सकते हैं। इस ब्लॉग पोस्ट में, हम आपको चरण दर चरण प्रक्रिया दिखाएंगे जिसकी मदद से आप केवल पाँच मिनट में फ्री बिजनेस ईमेल एड्रेस बना सकते हैं। इस प्रक्रिया को फॉलो करने के बाद अंत में आपके पास एक प्रोफेशनल बिजनेस ईमेल आईडी होगा, जो आपके ब्रांड की पहचान को भी मजबूत बनाएगा और साथ ही ग्राहकों के बीच भरोसा बढ़ाने में मदद करेगा | तो सबसे पहले जानते है की business email kya hota hai और यह आपके लिए क्यों जरुरी है!

बिजनेस ईमेल आईडी क्या होता है?

एक Business Email Address एक तरह की ईमेल आईडी होती है जो किसी एक कंपनी का प्रतिनिधित्व करती है। इस आईडीमें एक कर्मचारी का नाम, पदनाम, या एक विभाग का नाम होता है जिसके अंत में कंपनी का नाम होता है। उदाहरण के तौर पर आप इन बिजनेस ईमेल आईडी देख सकते हो जो की आधारित है नाम, विभाग, स्थिति, और ब्रांड पर| 

• नाम-आधारित: john.smith@yourcompany.com
• विभाग-आधारित: support@yourcompany.com
• पोज़िशन के आधार पर: ceo@yourcompany.com
• ब्रांड-आधारित: contact@yourcompany.com

Gmail, Yahoo या Hotmail से बनाई गई ईमेल आईडी की तुलना में आपका Custom Domain आधारित Business Email ID अधिक प्रोफेशनल और भरोसेमंद दिखती है। यदि आप कोई व्यवसाय चला रहे हैं या कोई सर्विस प्रदान कर रहे हैं, तो आपके पास Professional Business Email होना आवश्यक है। यह न केवल आपके ब्रांड की विश्वसनीयता बढ़ाता है बल्कि आपकी Professional Identity को भी मजबूत करता है। आप भी आसानी से Custom Domain के साथ Business Email बना सकते हैं। लेकिन उससे पहले जानिए, Professional Business Email Account बनाने के लिए किन-किन चीजों की आवश्यकता होती है।

Free Professional Business Email ID बनाने के लिए किन चीजों की जरूरत होगी?

आपको एक फ्री बिज़नेस ईमेल बनाने के लिए निचे दिए गए चीजों की जरुरत होती है।

• डोमेन नेम [Domain Name]
• विश्वसनीय वेब होस्टिंग सेवा [Reliable Web Hosting Service]
• ईमेल सेटअप उपकरण [Email Setup Tool]

डोमेन नेम: आपके ईमेल आईडी का पहला हिस्सा आपका डोमेन नेम होता है, जैसे कि yourname.com। किसी विश्वसनीय डोमेन रजिस्ट्रार, जैसे MilesWeb से आप डोमेन नेम खरीद सकते हैं। अधिक जानकारी के लिए हमारा ब्लॉग पढ़ें – डोमेन नेम क्या होता है?

विश्वसनीय वेब होस्टिंग सेवा: एक विश्वसनीय वेब होस्टिंग सेवा आपके ईमेल अकाउंट के लिए स्टोरेज स्पेस प्रदान करेंगी| माइलस्वेब जैसी सस्ती वेब होस्टिंग प्रदाता से आप वेब होस्टिंग प्लान खरीद सकते हैं।

ईमेल सेटअप उपकरण: ईमेल सेटअप उपकरण के मदद से आप आसानी से बिजनेस ईमेल को सेटअप कर सकते है। साथ ही आप IMAP, POP3, और SMTP सेटिंग्स को सही तरीके से कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, जिसकी सहायता से आपका ईमेल आईडी किसी भी डिवाइस या ईमेल क्लाइंट पर सुचारू रूप से काम करता है। इस तरह से बिजनेस ईमेल आपके ब्रांड को सुरक्षित और प्रोफेशनल रूप देने के लिए आवश्यक होता है।

मुफ्त में बिजनेस ईमेल बनाने की प्रक्रिया

• डोमेन नेम खरीदें: मार्केट में बहुत सारे डोमेन रेजिस्ट्रार्स मौजुद है जिनसे आप अपनी पसंद का डोमेन नेम खरीदें। अधिक जानकारी के लिए हमारा ब्लॉग पढ़ें – अपनी वेबसाइट के लिए डोमेन नेम कैसे रजिस्टर करे?
• वेब होस्टिंग प्लान खरीदें: नामचीन Web Hosting Providers के वेबसाइट पर जाएं और अपनी पसंद का वेब होस्टिंग प्लान खरीदें।
• अपने डोमेन नेम को अपने वेब होस्टिंग अकाउंट से जोड़े: अपने वेब होस्टिंग अकाउंट में लॉग इन करें और अपने डोमेन नेम को अपने वेब होस्टिंग अकाउंट से जोड़ने के लिए अपने डोमेन नेम सर्वर (DNS) सेटिंग्स को सही तरीके से अपडेट करें।
• ईमेल एकाउंट्स सेटअप करें: कुछ आसान स्टेप्स की मदद से अपना प्रोफेशनल बिजनेस ईमेल अकाउंट बनाएं और अपने बिजनेस कम्युनिकेशन को अधिक प्रभावी बनाये
• अपने बिजनेस ईमेल अकाउंट को सही तरीके से सेटअप करने के लिए, बिजनेस ईमेल बनाने की प्रक्रिया के तहत अपने ईमेल क्लाइंट जैसे Gmail, Yahoo, Outlook या Hotmail में सभी सेटिंग्स जैसे की ईमेल आईडी, यूज़रनेम, पासवर्ड और ईमेल भेजने व प्राप्त करने के लिए आवश्यक सर्वर कॉन्फ़िगरेशन को सही तरीके से अपडेट करें।

मुफ्त में बिजनेस ईमेल बनाने की प्रक्रिया

इस सेक्शन में आप जानेंगे cPanel की मदद से स्टेप बाय स्टेप बिना किसी खर्च के प्रोफेशनल बिजनेस ईमेल आईडी कैसे बनाएं!

१. आपको वेब होस्टिंग प्रदाता के द्वारा दिए गए उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड से cPanel के डैशबोर्ड में लॉगिन करें| 

२. इस डैशबोर्ड में आपको “ईमेल” का सेक्शन मिलेगा जिसके अंदर “ईमेल अकौंट्स ” के ऑप्शन पर क्लिक करें।

३. जब आप “ईमेल अकौंट्स” के ऑप्शन पर क्लिक करेंगे तब आपके सामने “Add Email Account” का पेज ओपन होगा। यहां आप जिस डोमेन के लिए ईमेल अकाउंट बना रहे हैं, उसको सेलेक्ट कर लें।

४. डोमेन ऑप्शन के अंदर आपको “Account Name” में यूजर का नाम देना है। 

५. इसके बाद आपको डोमेन नेम का चयन करना होगा, अगर आप एक से अधिक डोमेन या सबडोमेन का उपयोग करते हैं तो उपयुक्त डोमेन का चयन करें और अगर आपने पैनल में सिर्फ एक ही डोमेन नेम कॉन्फ़िगर किया होगा तो वही तो वही डिफ़ॉल्ट रूप से दिखाई देगा|  

६. आगे आपको दो बार पासवर्ड को दर्ज करना पड़ेगा| पासवर्ड का चयन करते वक्त याद रखें की पासवर्ड याद रखने में आसान हो, सुरक्षित और विशिष्ट भी हो, ताकि कोई इसका गलत इस्तेमाल न कर सके।

७. अगला विकल्प है “Mailbox Quota” जिसमे आपको अपने ईमेल अकाउंट के लिए स्टोरेज निर्धारित करनी होती है। आप अपने आवश्कता अनुसार ईमेल की स्टोरेज तय कर सकते हैं या इसे अनलिमिटेड पर भी सेट कर सकते हैं।

८. अंत में “Create Account” पर क्लिक करें, जिसके साथ आपका ईमेल आईडी पासवर्ड के साथ तैयार हो जायेगा| 

अगर आपको आपने क्रिएट किए हुए ईमेल्स की सभी इंफॉर्मेशन देखनी हो तो आप ईमेल अकाउंट्स वाले टैब में जाकर देख सकते है| अपनी ईमेल आईडी का इनबॉक्स देखने के लिए या मेल भेजने के लिए आप “Access Webmail” पर क्लिक करें| 

बेस्ट ऍप्स की सूची जो आपको फ्री बिजनेस ईमेल बनाने में मददगार हो सकती है

इस बेस्ट ऍप्स की सूची के लिए हमने केवल ईमेल क्लाइंट को प्राथमिकता दी है| यह एक प्रकार का सॉफ्टवेयर होता है जिसे आप अपने कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस पर इनस्टॉल कर सकते हैं, चाहे इसे किसी भी अन्य सेवा से होस्ट किया गया हो|

१. Outlook Mobile [Android, iOS]

हालांकि आउटलुक का डेस्कटॉप ऍप बेहद दमदार और फीचर्स से भरपूर है, लेकिन इसका मोबाइल ऍप एक अलग लेकिन सहज अनुभव प्रदान करता है | यदि आप इसे Microsoft ईमेल अकाउंट से जोड़ते हैं, तो आप अपने महत्वपूर्ण ईमेल्स को ‘Focused Inbox View’ की मदद से प्राथमिकता दे सकते हैं। साथ ही इसके कस्टमाइज़ेबल स्वाइप जेस्चर से डिलीट, आर्काइव, फ्लैग और स्नूज़ करना बेहद आसान हो जाता है।

मूल्य: निःशुल्क

२. Thunderbird [Linux, MacOS, Windows]

Thunderbird, Firefox द्वारा विकसित एक प्रभावशाली और Tabbed Interface वाला बेहतरीन ईमेल क्लाइंट है। जब आप ऐप बंद करते हैं, तो Thunderbird आपके खुले टैब को सहेजता है और अगली बार लॉन्च करने पर पुनः लोड करता है। साथ ही ऐड-ऑन का व्यापक विकल्प भी प्रदान करता है।

मूल्य: निःशुल्क

३. Spike [Android, iOS]

अगर आप ईमेल से टीम चैट या टेक्स्ट मैसेजिंग करना पसंद करते हैं, तो स्पाइक एक अच्छा विकल्प है| यह ईमेल क्लाइंट Android और iOS डिवाइस उपयोगकर्ताओं के लिए पारंपरिक ईमेल थ्रेड्स को सहज चैट वार्तालाप में बदलने की सुविधा देता है। इसलिए इस प्लेटफार्म पर आपके ईमेल संदेश WhatsApp चैट की तरह दिखते हैं जिससे बातचीत अधिक सरल और व्यवस्थित हो जाती है। टीम चैट ऍप्स की तरह,यह ऍप्लिकेशन आपको विषय-आधारित चर्चाओं के लिए चैनल बनाने देता है। इसका प्रभावी रूप से उपयोग करने के लिए उन लोगों के साथ काम करना फायदेमंद होता है जो इसे पहले से इस्तेमाल कर रहे हैं।

मूल्य: निःशुल्क

प्रोफेशनल बिजनेस ईमेल के लाभ

१. भरोसा: प्रोफेशनल बिजनेस ईमेल एड्रेस एक तरह से आपके ब्रांड को एक पेशेवर तरीके से प्रदर्शित करता है जिससे ग्राहकों का विश्वास बढ़ता है।

२. विश्वसनीयता: कस्टम डोमेन ईमेल सेटअप आपके व्यवसाय की प्रतिष्ठा को और आपके विश्वसनीयता को बढ़ाता है।३.

३. मार्केटिंग: बिजनेस ईमेल एड्रेस के जरिए आप न्यूज़लेटर्स भेज सकते हैं और ग्राहकों से सीधे संपर्क कर सकते हैं, जिससे आप अपने ब्रांड की पहुंच बढ़ा सकते हैं। ईमेल मार्केटिंग पर और जानकारी के लिए पढ़ें हमारा ब्लॉग ईमेल मार्केटिंग क्या है?